ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

согласно параграфу 3.3 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, – процедура, проводимая службой ДОУ и связанная с доставкой корреспонденции, заполнением разносных книг, вскрытием конвертов, посылок, бандеролей и т. п., проставлением регистрационных отметок. При поступлении документов прежде всего проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (согласно ГОСТ Р 6.30–2003 – реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер.