ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Согласно параграфу 3.6.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и параграфу 6.2.7 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005, оформление дел проводится работниками структурного подразделения, в обязанности которого входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке дел по личному составу и проводится сотрудниками кадровой службы. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного хранения по личному составу аппарата государственного органа подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения (до десяти лет включительно) не подшиваются, листы их не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за … годы». При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить черными светостойкими чернилами или тушью.