ОПИСЬ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

согласно параграфу 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – ежегодно составляемая в каждом структурном подразделении организации опись дел под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив организации. Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: 1) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); 3) порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; 4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; 5) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); 6) графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись. Образец описи дел структурного подразделения установленной формы приведен в приложении № 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.